容易に検索して活用|注目されているISO14001|企業の名を馳せるチャンス

容易に検索して活用

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文書だけでなく文字で検索

文書にはそれぞれファイル名がつけられることがあります。会社によってルールが決められていたり、個人でルールを決めることがあるかもしれません。このファイル名は意外に問題が起きやすく、ファイル名が付いていないと検索が難しくなる場合があります。文書管理を行うとき、まずはファイル名がメインになります。何か文書を探したいときには、求める文書のファイル名を入力して検索をします。場合によっては見つからないこともあります。高度な文書管理の仕組みの場合、文書の中にある文字から検索できるばあいがあります。もし、適切なファイル名を付けられていないとしても、中にある言葉が一致すれば文書を見つけ出すことができます。より文書の活用がしやすくなります。

権限をつけて管理

社内で管理する文書の中には、機密文書があります。場合によっては社長も見てはいけないような開発情報などが記載されていることもあります。これまでであれば、重要な文書は金庫などに保管されるなどしていました。今は、文書管理システムなどでサーバなどに保管される場合があります。文書管理システムでは、権限をつけて管理するのが一般的です。それぞれで権限が設定されていて、誰でも閲覧できる文書、ある部署だけ閲覧できる、ある役職以上だと閲覧できるなどが可能です。最も高いレベルなのが個人レベルで設定される権限です。ですから、ネットワーク上にありながら、強いセキュリティの元で文書の管理が行えます。電子化されているので、検索などは容易に行えます。